Donner des références : 8 conseils pour éviter les pièges

Obligation ou non, la plupart des employeurs acceptent de donner des références pour aider un ancien employé à décrocher un nouveau poste. Après tout, vous pouvez y gagner vous aussi : cela peut vous aider à reconnaître les bonnes références lorsque vous serez vous-même en période d’embauche.

Au Canada, rien ne vous force à donner des références professionnelles au sujet d’un ancien employé, mais au Québec, la Loi sur les normes du travail vous oblige à fournir un certificat de travail à l’employé qui vous en fait la demande. Ce certificat doit mentionner exclusivement le titre du poste et la durée de l’emploi.  

Voici comment donner de bonnes références :

1. Avant toute chose, assurez-vous d’obtenir le consentement signé de l’ancien employé avant de partager des informations.
2. Ne dites rien que vous ne pouvez pas prouver. Si le comportement ou les performances d’un employé sont déformés, ce dernier pourrait porter plainte pour diffamation.
3. Restez objectif : laissez vos émotions de côté. Une référence professionnelle ne doit pas refléter des préjugés personnels.
4. Ne révélez aucune information personnelle délicate ou confidentielle concernant l’employé.
5. Ne répondez pas aux questions qui vous mettent mal à l’aise.
6. Répondez uniquement aux questions qu’on vous pose.
7. Ne dites rien que vous ne diriez pas directement à l’ancien employé.
8. Appliquez la même politique de référence à tous les employés afin d’éviter les plaintes pour discrimination ou traitement inéquitable.

Politique sur les références professionnelles

Servir de référence professionnelle n’est pas sans risque. Vous devez respecter les droits de la personne et la loi sur la protection des renseignements personnels. 

La meilleure façon d’éviter les ennuis, c’est de mettre en place une politique sur les références professionnelles. Vous vous assurez ainsi d’uniformiser le processus de référence et de réduire les risques de poursuite.

À indiquer dans votre politique :

• Les personnes pouvant servir de référence professionnelle et celles qui ne le peuvent pas.
• La nécessité d’obtenir le consentement de l’employé avant de fournir des références.
• La manière dont les références seront fournies − par écrit, oralement ou les deux.
• Les informations à inclure et à exclure dans la référence :
  • Pas de renseignements personnels sur l’ancien employé (situation de famille, religion, culture, orientation sexuelle, dossier médical, etc.)
  • Pas d’impressions personnelles, d’anecdotes de bureau ou de commérages concernant l’employé
• Tenez-vous-en aux renseignements utiles à l’embauche :
  • Dates d’embauche et de fin d’emploi
  • Titre du poste
  • Responsabilités
  • Habitudes de travail et capacités
  • Niveau de rendement général
• Insistez sur le fait que les références doivent être fondées sur des faits et cohérentes pour des postes et des situations similaires, afin d’éviter d’éventuelles plaintes pour discrimination ou diffamation.
• Gardez une copie de chaque référence orale et écrite aussi longtemps qu’elle pourrait servir.